Uitgelichte opleidingen:

Ruggensteun (4 letters) voor HRM

Allereerst wens ik jou als lezer heel veel liefde, geluk en een goede gezondheid voor 2018!
Het begin van een nieuw jaar is altijd een mooi moment voor een terugblik op het oude jaar en wat valt dan op: de indrukwekkende snelheid waarmee het landschap van verzuim en arbeidsongeschiktheid verandert. Nieuwe wetgeving die bestaande systemen en modellen niet alleen binnen een paar maanden achterhaald maakt, maar zelfs strafbaar. Beleid wat over de jaren zorgvuldig is opgesteld en geïmplementeerd, kan met een pennenstreek de prullenbank in. Dit zijn dan alleen nog maar de duidelijk waarneembare veranderingen. De essentie en de gevolgen van de veranderingen zit echter in de subtiele en nauwelijks waar te nemen details, die pas veel later zichtbaar gaan worden maar nu al grote invloed op processen en geldstromen hebben.

Eenvoudige vraag

Natuurlijk is de invloed van de veranderingen al veel langer aan de gang, maar 2017 zal straks toch een jaar blijken te zijn waarin veel bij elkaar is gekomen. Ik zal proberen om aan de hand van een ogenschijnlijk simpele vraag te laten zien hoe dingen veranderen en daardoor kunnen verschuiven. De vraag is de volgende:

Waar hoort de verzuimportefeuille van een organisatie te worden belegd?

Stel deze vraag bij 1.000 organisaties met meer dan 250 fte personeel en ik denk dat de score voor meer dan 80% zal zijn: bij HRM. Verzuim gaat immers over mensen en juist daarvoor hebben we een afdeling HRM. Iedereen mee eens?

Stel, er is een scholengemeenschap waar meerdere basisscholen onder vallen. Hier werken in totaal 2.500 FTE en meer dan 4.500 werknemers met veel plezier maar wel onder een hoge werkdruk. Een gedeelte is parttime en een gedeelte fulltime en het gemiddelde loon is € 40.000,-. De school betaalt dus circa € 100.000.000,- (100 miljoen euro) per jaar aan salarissen.

In het kader van verzuim krijgt de afdeling HRM (intern) de volgende vraag: voor de afsluiting van het jaar zijn wij (Finance) bezig met het inzichtelijk maken van de voorzieningen voor het tweedejaarsverzuim en we vragen ons af of de formule die we intern voor de berekening van het verzuimpercentage gebruiken juist is.

[Verzuimpercentage] = [Pro rata ziekteverzuimdagen] / [Fulltime-equivalent dagen in dienst in periode]) * 100

Pro rata ziekteverzuimdagen = (([Ziekteverzuimdagen] * [Percentage ziek]) / 100) * [Deeltijdfactor]

Schrik niet, ik zal uitleggen wat hier staat. Stel dat iemand een contract heeft voor 20 uur en 20 uur verzuimt, dan is het verzuimpercentage 100% (immers 20 van 20). Met bovenstaande formule is het verzuimpercentage echter 50% omdat het de 20 uur als de helft van een volledige aanstelling neemt en er dus maar voor de helft wordt verzuimd.

Op deze manier wordt het verzuimpercentage kunstmatig laag gehouden. Een slimme vorm van verzuimpercentages berekenen. Dit voorbeeld komt uit de praktijk en is een mooie onderbouwing waarom in de organisatie het verzuimbeleid niet gebaseerd moet zijn op het behalen van een ‘norm’ verzuimpercentage. Dat werkt gemanipuleer in de hand. En zou het kunnen dat de private verzekeraars van het WGA-eigenrisicodragerschap organisaties hebben verzekerd op basis van een verzuimpercentage met deze berekeningsvorm en daardoor verkeerde tarieven hebben vastgesteld?

Het voorbeeld dat iemand voor 50% verzuimt kan wel, maar niet gerelateerd aan een parttimepercentage. Het voorbeeld zou pas kloppen wanneer de werknemer die normaliter 20 uur werkt nu voor 10 uur werkt; pas dan is er sprake van 50% verzuim. Het voordeel van het toepassen van de bovenstaande formule is dat je voor alle deeltijders het verzuim en daarmee het totale verzuimpercentage naar rato reduceert! Dus bij organisaties waar heel veel parttimers werken, is het verzuim eigenlijk twee maal zo hoog als aangegeven (5,5% verzuim = dus eigenlijk 10% of meer).

Prachtig bedacht toch en wat is nou helemaal het probleem? Nou, wat kost de school die 5,5% verzuim aan verloning zonder arbeidsprestatie? De snelle rekenaar neemt 5,5% van 100 miljoen en zegt 5,5 miljoen euro. De financieel directeur rekent zich helemaal suf en blijft ieder jaar toch ergens 2 tot 4,5 miljoen euro missen die aan extra kosten voor vervangend personeel zijn uitgeven. Maar ook op andere gebieden ontstaan er verschillen of krapte die niet adequaat aan de Raad van Bestuur kunnen worden verklaard:

  • De kosten voor de arbodienstverlening zijn hoger dan beraamd en er komen steeds meer klachten van medewerkers die al heel lang thuis zitten zonder dat ze ooit iets van de arbodienst hebben gehoord;
  • Er verzuimen buitenproportioneel veel mensen lang of zeer langdurig;
  • De instroomcijfers voor de WGA zijn onverklaarbaar hoog;
  • De nota’s voor interventies stijgen;
  • De premies voor de werkhervattingskas nemen ‘opeens’ sterk toe.

Maar ook de afdeling HRM ondervindt toenemende problemen (vanuit de Raad van Bestuur kwam de volgende shortlist met to do’s voor 25 mei van dit jaar):

  • Er wordt steeds meer geklaagd over de toegenomen werkdruk: niet goed voor imago, s.v.p. aanpakken;
  • Leidinggevenden klagen toenemend dat de roosters niet meer gevuld kunnen worden en willen los van het afdelingsbudget extra geld voor inhuur van externen. Er is dit jaar geen extra budget beschikbaar, dus sturen op meer creativiteit van de mensen zelf. 2018 is niet voor niets het jaar van de inzetbaarheid toch?;
  • Extra aandachtspuntje. Er gaat steeds meer tijd verloren aan allerlei interne vergaderingen en gesprekken, met name doordat de afdelingen Inkoop en Financiën helaas steeds vaker de benodigde informatie niet tijdig van HRM ontvangen;

En daar bleef het niet bij:

  • Tot overmaat van ramp begint ICT ook nog eens allerlei dingen te roepen over iets van een Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) of zo. Dat er ‘rapido’ iets met het verzuimsysteem moet gaan gebeuren in verband met privacy. Boetes die op kunnen gaan lopen tot in de miljoenen. En oh ja, ook die deadline is 25 mei van dit jaar!
  • Net nu alle leidinggevenden zijn opgeleid om bij verzuim de mogelijkheden uit te vragen, komen er allerlei onheilspellende berichten van de Autoriteit Persoonsgegevens dat dit niet meer mag. De oplossing schijnt te zijn dat dit in een of andere variant van Taakdelegatie moet worden gezet. We hebben een CMTD nodig.
  • Oh leuk, er komt net een mailtje van de collega’s van de salarisadministratie binnen. Even kijken….beste wensen, fijne collega’s, gelukkig nieuwjaar.…blabla, oh, hier staat het: in verband met de AVG mag volgens de externe data protection officer de data uit de salarisadministratie niet 1 op 1 aan het nieuwe interne verzuimsysteem worden gekoppeld. Er moet voor 25 mei 2018 een andere oplossing worden gevonden waarin alleen de werknemers mogen worden geregistreerd die daadwerkelijk verzuimen, anders risico op boetes van miljoenen euro’s. Wéér die 25ste mei?!!!?? Nou straks even mailtje terug dat die externe dus gewoon even echt op extern gezet moet worden en dat we met de boys van ICT wel even intern naar een oplossing gaan zoeken.
Nog maar weer die relatief eenvoudige vraag

Stel we gaan naar 1.000 organisaties en laten de Raad van Bestuur en de MT-leden van de afdelingen ICT, Finance en de Salarisadministratie eerst deze blog lezen en stellen twee dagen later de vraag: waar hoort de verzuimportefeuille van een organisatie te worden belegd? Dan schat ik in dat de nieuwe score gelet op de problematiek nu 99% is: HRM 😉! Ik denk niet dat je dit zonder extra ruggensteun (4 letters) mag verwachten. Daar zijn zaken als extra kennis, extra tools, extra budget, extra tijd en extra mensen voor nodig. Tip voor de puzzel: hellupHRMverzuipt is meer dan 4 letters. Bon voyage richting de 25e mei allemaal.

Meer weten over de AVG: kom dan naar het VeReFi Congres Verzuim en Privacy op 7 februari! U ontvangt dan ook een themaboekje over Verzuim en Privacy, met informatie over de AVG en taakdelegatie.

1 Reactie

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *